Responsabilità
Le Segreterie svolgono funzioni integrative della giurisdizione attraverso attività di documentazione, assistenza e partecipazione ad atti del magistrato, nonché autenticazione di atti formati dal pubblico ministero.
In particolare, le segreterie hanno il compito di supportare i magistrati nello svolgimento delle proprie funzioni attraverso la predisposizione di atti, il controllo dei termini, la segnalazione di attività urgenti e, in generale, la realizzazione di tutti gli adempimenti, se non espressamente assegnati ad altre unità organizzative, che rientrano nei compiti specifici dell’assistenza al magistrato.
Le segreterie, pur rappresentando delle unità organizzative autonome, adottano, ove possibile, modalità di lavoro omogenee e prassi operative uniformi grazie al coordinamento del Coordinatore di Area.
Principali attività
Sono attività di competenza delle Segreterie dei magistrati:
• Presa in carico dei fascicoli assegnati al magistrato di riferimento;
• Tenuta e indicizzazione dei fascicoli penali;
• Annotazione al sistema informatico di tutti gli eventi rilevanti inerenti i fascicoli di competenza;
• Esecuzione provvedimenti magistrati;
• Tenuta delle scadenze dei termini di indagini preliminari;
• Tenuta delle scadenze misure cautelari;
• Predisposizione settimanale degli elenchi ex art. 127 c.p.p.
• Implementazione cartelle condivise per lo scambio di atti di comune interesse con altri uffici (Gip o Tribunale);
• Rapporti con la polizia giudiziaria ed avvocati;
• Ricognizione semestrale dei fascicoli in fase di indagini preliminari;
• Ricognizione dei beni in sequestro e comunicazione di tutti gli eventi rilevanti al mod.42;
• Notifiche e comunicazione di atti del Pubblico Ministero;
• Predisposizione foglio notizie con attestazione sulla sussistenza di spese di giustizia e relativa annotazione decreto di liquidazione;
• Comunicazione al responsabile del servizio intercettazioni di tutti i dati inerenti l’attività di intercettazione disposta dal Magistrato;
• Verifica della regolarità del fascicolo sulla base delle disposizioni del Procuratore concernenti visti su provvedimenti del PM;
• Realizzazione di tutti gli adempimenti che precedono l’emissione della richiesta di rinvio a giudizio o il decreto di citazione diretta a giudizio;
• Rilevazioni statistiche nel settore di competenza.
L’ufficio cura, infine, ogni attività necessaria al regolare svolgimento delle funzioni direttamente o indirettamente connesse alle attribuzione dell’unità organizzativa
Disposizioni particolari
Si evidenzia che gli adempimenti in materia di beni sequestrati in deposito presso terzi richiedono una particolare attenzione in quanto fonte di responsabilità contabile.
È compito precipuo di ciascun addetto alla segreteria porre in essere tutti gli accorgimenti necessari ad assicurare un preciso e costante monitoraggio del bene in sequestro nonché l’immediata esecuzione dei provvedimenti del PM che attengono al bene stesso.
Nello svolgimento delle attività sopra descritte il personale deve:
• evidenziare, sulla copertina del fascicolo, l’esistenza e lo stato di beni in sequestro;
• in caso di definizione del procedimento segnalare al responsabile del registro Mod.42 il passaggio del fascicolo ad altro ufficio per lo scarico e le comunicazioni conseguenziali.
Fonte di responsabilità è altresì la corretta compilazione del foglio notizie, dove vanno annotate tutte le spese sostenute (anticipate dall’erario o prenotate a debito) nell’ambito del procedimento. Al momento della chiusura delle indagini il foglio va "chiuso" e sottoscritto.